リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、企業の法務部門が機密情報を社外へ共有する際の活動記録を適切に管理するための「機密情報の活動ログ管理ガイド」の提供を開始します。
本ガイドは、「リーガルテックVDR」に記録されるログの確認項目、確認時期、出力・保存方法を整理した実務資料です。
機密情報の共有中だけでなく、契約やプロジェクトの終了時、情報漏洩等の問題が発生した際に、必要な記録を確認できる運用体制の構築を支援します。
現在、本ガイドを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。
企業間取引、共同研究、M&A、資金調達、監査、紛争対応などでは、営業秘密、技術情報、顧客情報、財務情報などの機密情報を社外の関係者へ開示する必要があります。
NDAの締結やアクセス権限の設定は重要ですが、それだけでは、共有後に誰がどの資料を閲覧し、どのような操作を行ったかを確認できるとは限りません。
機密情報の誤送信、不正利用、想定外のダウンロードなどが疑われる場合、企業には次のような情報が必要になります。
こうした記録が残されていなければ、事実関係の確認、影響範囲の把握、原因調査、関係者への説明が難しくなる可能性があります。
一般的なクラウドサービスにも、サービス、契約プラン、設定によっては操作ログを取得できるものがあります。
重要なのは、ログ機能の有無だけではありません。
まで含めて、事前に確認しておく必要があります。
VDRは、重要情報を限定された社外関係者へ開示する用途を想定しています。「リーガルテックVDR」では、権限管理や持ち出し制限と活動ログを組み合わせ、案件単位で共有状況を管理できます。
本ガイドでは、法務部門が確認すべき事項を、共有前・共有中・共有終了時の3段階に分けて整理しています。
確認頻度は、案件の期間、情報の機密度、参加者数などに応じて設定します。
「リーガルテックVDR」では、主に次の活動情報を確認できます。
活動情報には、日時、メールアドレス、氏名、IPアドレス等が記録されます。活動情報をExcel形式でダウンロードした行為自体もログとして記録されます。
なお、アクセスに使用した端末の情報は活動ログには記録されません。
活動ログは、営業秘密や機密情報の管理状況を説明するための資料の一つになり得ます。
例えば、アクセス可能な人物を限定していたことや、特定のアカウントが資料を閲覧・ダウンロードしたことを確認する際に利用できます。
ただし、活動ログが存在するだけで、情報の営業秘密該当性、情報漏洩の事実、特定人物による不正行為、法的な証拠能力が自動的に認められるものではありません。
アクセス権限、秘密保持契約、秘密情報の表示、社内規程、従業員教育など、ほかの管理措置と組み合わせて運用する必要があります。
「リーガルテックVDR」のトライアルでは、実際の共有場面を想定して、次の操作を確認できます。
トライアルをご希望の方は、以下のフォームからお問い合わせください。
「リーガルテックVDR」は、企業間取引、M&A、共同研究、監査、紛争対応など、重要情報を限定された関係者間で共有するためのVDRサービスです。
細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。
「リーガルテックVDR」トライアル・お問い合わせフォーム
https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/
